Продолжаем переписку с экспедитором - 2
«Выражайте чётче свои выражения», — вздыхал мой учитель русского языка и литературы, проверяя очередную письменную работу.
Казалось бы, какая связь творческих письменных школьных работ и перевозок? А всё дело в том, что сегодня мы поговорим о заявках на перевозку, а по моему мнению, именно этот этап и является ключевым и определяющим, насколько успешно пойдёт дальнейшая работа.
Начать нужно с того, что у каждого экспедитора есть своя форма заявки на перевозку. В большинстве случаев используется форма на бумажном носителе, но встречаются особенно передовые компании, которые предлагают заполнять заявки в электронном виде через личный кабинет клиента на сайте компании.
У заявок на перевозку есть три ключевые функции:
✔ Во-первых, это документ бухгалтерской отчётности. Бухгалтерия предоставляет в налоговую инспекцию заявки (либо в виде скан-копий, либо в виде оригиналов) в составе пакета документов при закрытии отчётного периода.
✔ Во-вторых, именно в заявке заказчик должен сформулировать своё «задание» экспедитору или перевозчику, предоставить необходимую информацию для организации перевозки и высказать свои особые пожелания.
✔ В-третьих, это способ самоконтроля для заказчика, чтобы убедиться, что по всем ключевым вопросам у него есть хотя общее понимание того, что будет происходить.
К сожалению, в большинстве случаев, к оформлению заявки на перевозку подходят весьма формально, зачастую экспедиторам и транспортным компаниям приходится самостоятельно заполнять такие заявки и передавать заказчикам на подпись, что является в корне неправильным.
К наиболее часто встречающимся пунктам в типовых Заявках на перевозку относятся:
1. Желаемые сроки отгрузки.
2. Пункт отправления.
3. Конечный пункт назначения.
4. Порт назначения, либо место пограничного перехода.
5. Условия перевозки (CY-FOR; FOR-FOR; FOB-FOOR и т.д.).
6. Количество и тип подвижного состава, который планируется использовать при перевозке.
7. Данные для заполнения коносамента, либо иной транспортной накладной (графы: Отправитель, Получатель, Уведомляемая сторона).
8. Информация о грузе (наименование, количество грузовых мест, вес, объём)
9. Адрес доставки и конечный получатель груза.
10. Согласованная ставка.
11. Особые требования или условия.
Ещё раз отмечу, что это наиболее часто встречающие графы, в зависимости от маршрута и от особенностей стиля работы конкретного экспедитора (или перевозчика) этот список может меняться.
В любом случае, мы настоятельно рекомендуем не подходить к заявкам с точки зрения формальной рутинной необходимости. В первую очередь заявка должна быть чётко сформулированным и понятным «заданием» для вашего экспедитора или перевозчика, это станет залогом дальнейшей спокойной работы без уточняющих вопросов и малоприятных неожиданностей.
Предварительный расчёт ставки можно сделать на нашем онлайн калькуляторе.
А в следующий раз мы поговорим о том как от слов перейти к делу и правильно разместить заявку на перевозку.
____________________________________
Виталий Белогородцев, логист
"Клевер Транспорт Групп"
#колонкалогиста #сборныегрузы #сборныегрузыизкитая #сборныегрузыизазии #международныегрузоперевозки #логистика #грузоперевозки
